Dokumente und Ordner

Übersicht über die Verwaltung von Dokumenten in Ordnern

Für des Energiemanagement nach der Normenreihe DIN ISO 50001-50015 werden eine Vielzahl von Dokumenten benötigt. Alles was in irgend einer Form festgelegt oder ausgewertet wird, findet sich in der Regel auch als Dokument wieder. visual energy erlaubt die zentrale Ablage und das Verwalten von elektronischen Dokumenten. Dazu gehören Dokumete, die extern erzeugt und beispielsweise manuell per Upload gespeichert werden ebenso, wie Berichte die automatisiert von visual energy selbst erstellt werden. Bei den Dateiformaten sind nahezu alle typischen Bild-, Text-, und Office-Formate erlaubt.

Mit den frei definierbaren Ordnern steht ein zentraler und gemeinsamer Speicherort zur Verfügung, auf den dann berechtigte Mitarbeiter zugreifen können.

Die wichtigsten Merkmale von Dokumenten im Überblick:

  • Dokumente können in frei erstellbaren Ordnerstrukturen organisiert werden.
  • Diagramme und Berichte können in Ordner angelegt und bearbeitet werden.
  • Workflows können ihre Ausgaben als PDF, CSV usw. in Dokumentenordner ablegen.
  • Je Ordner können spezifische Berechtigungen vergeben werden (gelten für alle Elemente im Ordner).

Dokumente und Ordner finden Sie im Auswertebereich

Folgende Dateiformate werden unterstützt:

  • PDF
  • Office Formate: XLS, XSLX, RTF ,DOC, DOCX, TXT
  • Grafik-Formate: BMP, PNG, JPG, GIF, ICO, SVG
  • Archiv-Formate: ZIP
  • Daten: CSV

Dokumente bereitstellen

Vorhandene Dokumente können per Upload in die Datenbank gespeichert werden.

Die Vorgehensweise ist folgende:

  1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Auswertung
  2. Wählen Sie einen geeigneten Ablageordner aus
  3. Klicken Sie in der Toolbar auf den Button für Upload
  4. Wählen Sie die gewünschten Dateien auf Ihrem PC aus und laden diese ins System.